Kako da napravite mesečni budžet firme u jednoj tabeli?

Mnoge male firme znaju koliko su zaradile tek kada pogledaju stanje na računu. Problem je što stanje na računu ne pokazuje nužno da li posao zaista dobro posluje.

Firma može da ima novca danas, a da je za nekoliko dana čekaju plate, porezi, kirija, dobavljači i rate kredita.

Zato je jedna od najkorisnijih stvari koju vlasnik male firme može da napravi jednostavan mesečni budžet.

Za to vam nije potreban komplikovan softver. Dovoljna je jedna tabela u Excelu ili Google Sheets-u.

Počnite od očekivanih prihoda

Prvi deo tabele treba da pokaže koliko novca firma očekuje da prihoduje tokom meseca.

Na primer:

Važno je da u budžet ne unosite ono što biste želeli da zaradite, već ono što realno očekujete.

Ako kupci često plaćaju sa zakašnjenjem, budžet treba praviti prema trenutku kada novac stvarno očekujete na računu.

Zatim unesite fiksne troškove

To su troškovi koji se uglavnom ponavljaju svakog meseca bez obzira na to koliko ste prodali.

Na primer:

Ovo je veoma važna cifra.

Ako firma svakog meseca mora da plati 590.000 dinara bez obzira na prodaju, toliko novca mora da zaradi pre nego što uopšte počne da pokriva druge troškove.

Dodajte promenljive troškove

Promenljivi troškovi rastu ili padaju zajedno sa prodajom.

To mogu biti:

• nabavka robe,
• sirovine,
• pakovanje,
• dostava,
• provizije,
• gorivo,
• troškovi kartičnog plaćanja,
• određeni troškovi marketinga.

Recimo:

Sada firma ima ukupne mesečne troškove od:

590.000 + 370.000 = 960.000 dinara.

Ako su očekivani prihodi 1.100.000 dinara, ostaje:

140.000 dinara pre dodatnih neplaniranih troškova i drugih obaveza.

Uvedite posebnu stavku za rezervu

Jedna od najčešćih grešaka jeste napraviti budžet u kojem je svaki dinar unapred potrošen.

U stvarnom poslovanju gotovo uvek postoji nešto što niste planirali.

Može da se pokvari računar, automobil, mašina ili klima. Dobavljač može da podigne cenu. Kupac može da zakasni sa uplatom.

Zato je korisno predvideti rezervu.

Na primer:

50.000 dinara mesečno za neplanirane troškove.

U našem primeru tada ostaje:

90.000 dinara planiranog viška.

To je mnogo realnija slika poslovanja nego jednostavno poređenje prihoda i osnovnih rashoda.

Dodajte kolonu „planirano“ i „stvarno“

Najkorisnija tabela zapravo ima četiri kolone:

Upravo poslednja kolona često otkriva gde firma ima problem.

Ako je marketing svakog meseca skuplji od plana, treba proveriti zašto.

Ako je nabavka konstantno skuplja, možda su porasle cene dobavljača ili se kupuje neefikasno.

Ako su prihodi stalno niži od plana, onda možda problem nije u troškovima nego u previše optimističnom planiranju prodaje.

Ne mešajte promet i novac na računu

Firma može da izda fakturu od 300.000 dinara i da taj iznos evidentira kao prihod, ali ako kupac plaća za 60 dana, tog novca trenutno nema.

Zato je za male firme često korisno voditi još jednu jednostavnu evidenciju:

kada novac stvarno ulazi i izlazi sa računa.

Drugim rečima, pored budžeta prihoda i rashoda pratite i cash flow.

Na primer:

1. februara na računu imate 500.000 dinara.

Tokom meseca očekujete 1.000.000 dinara uplata.

Ali istovremeno morate da platite 1.200.000 dinara obaveza.

Iako firma možda posluje profitabilno, u tom trenutku može da ima problem sa likvidnošću.

Jednostavno pravilo: pogledajte tri broja

Vlasnik male firme ne mora svakog dana da analizira desetine pokazatelja.

Za osnovnu kontrolu mesečnog budžeta dovoljno je da redovno prati:

koliko novca ulazi,

koliko novca izlazi,

i

koliko ostaje nakon svih obaveza.

Ako firma prihoduje 1,1 milion dinara, a potroši 1,08 miliona, problem verovatno neće rešiti povećanje prodaje od nekoliko procenata.

Možda prvo treba pronaći gde nestaje novac.

Budžet treba menjati tokom meseca

Budžet nije dokument koji napravite prvog dana u mesecu i više ga ne pogledate.

Ako ste planirali prihod od milion dinara, a sredinom meseca vidite da ćete verovatno završiti na 800.000, odmah treba prilagoditi rashode.

Možda ćete odložiti kupovinu nove opreme, smanjiti marketing koji ne daje rezultat ili pomeriti neki drugi trošak.

Što ranije primetite problem, više opcija imate.

Kako može da izgleda cela tabela

Najjednostavniji mesečni budžet može imati svega nekoliko redova:

I upravo ta poslednja brojka je najvažnija.

Ako je negativna, firma već na početku meseca zna da mora nešto da promeni.

Ako je pozitivna, vlasnik može da odluči da li će taj novac ostaviti kao rezervu, reinvestirati u posao ili koristiti za druge potrebe.

Dobar budžet ne služi samo da pokaže gde je novac otišao.

Njegova prava vrednost je u tome što unapred pokazuje šta bi moglo da se dogodi i daje vlasniku firme vreme da reaguje.