Čak 64 odsto malih i srednjih preduzeća koristi Excel za operacije, dok ručne procedure povećavaju rizik od gubitaka i kašnjenja u kontroli troškova
Rast poslovanja u Ujedinjenim Arapskim Emiratima često dovodi do neplaniranih gubitaka kroz tzv. ‘spending leaks’, pokazuje najnovija analiza finansijskih procesa malih i srednjih preduzeća (SME). Prema podacima, 64 odsto SME-ova u UAE i dalje koristi Excel tabele za upravljanje ključnim operacijama, dok 51 odsto koristi računovodstvene softvere, a svega 34 odsto ima namenski POS sistem. Ovakav pristup, iako u početku deluje praktično, postaje skup kako firme rastu, jer je kontrola troškova sve slabija, a rizik od grešaka i zloupotreba raste.
U velikim kompanijama, i pored formalnih procedura, nedostatak centralizovane i automatske kontrole dovodi do toga da finansijski timovi u proseku troše čak 61 sat mesečno na ručna usklađivanja i izveštaje o troškovima. Ovo vreme bi, uz automatizaciju, moglo biti usmereno na strateške zadatke, navodi se u analizi. Gubici nastali zbog prevare ili grešaka dodatno opterećuju bilanse: svaki dirham izgubljen na ovaj način ukupno kompaniju košta 4,19 dirhama, a u finansijskim institucijama čak 4,99 dirhama, kada se uračunaju svi troškovi oporavka, naknade, kamate i zamene.
Ručni sistemi, kao što su tabele, email odobrenja i papirne evidencije, ograničavaju mogućnost pravovremenog uvida u troškove. Često se anomalije u trošenju otkrivaju tek nakon što su finansijski timovi potrošili sate na traženje dokumentacije i ispravljanje evidencije, što finansijske službe pretvara iz kontrolne u reaktivnu funkciju.
Rešenje se ogleda u uvođenju automatizovanih platformi za upravljanje troškovima, koje omogućavaju ograničavanje potrošnje na nivou transakcije, automatsko odobravanje i uvid u realnom vremenu. Preduzeća mogu izdavati fizičke i virtuelne korporativne kartice sa limitima, automatski evidentirati račune putem OCR tehnologije i povezivati troškove direktno sa ERP sistemima. Implementacija ovakvih rešenja smanjuje potrebu za ručnom kontrolom i do 95 odsto, dok finansijskim timovima omogućava veću kontrolu nad novčanim tokovima.
Kontrola troškova treba da prati rast kompanije, ali ne i da usporava poslovanje. Optimalno rešenje podrazumeva balans efikasnosti i finansijske discipline, gde su pravila potrošnje, odobravanja i praćenja integrisana na samoj tački transakcije. Tako finansijski sektor postaje strateški partner u rastu, umesto da se fokusira samo na naknadnu kontrolu i sanaciju grešaka.