Obaveza čuvanja dokumentacije traje 30 godina, preduzetnici izuzeti iz pravila
Rok za predaju arhivske građe za 2025. godinu ističe 30. aprila, što za većinu pravnih lica u Srbiji predstavlja poslednju šansu da završe sređivanje poslovne dokumentacije i izbegnu ozbiljne kazne. Prema propisima, ova obaveza ne važi za preduzetnike, koji su izuzeti iz ovog pravila.
Kako objašnjava poreski savetnik Jovan Pavlović, arhivska knjiga predstavlja objedinjeni pregled celokupne dokumentacije koju je firma imala tokom prethodne godine. Bez obzira na to da li se radi o papirima ili elektronskim zapisima, sve mora biti evidentirano na jednom mestu. Tokom godine, knjiga se redovno vodi, a po završetku se štampa i potpisuje od strane odgovornog lica, zatim se predaje nadležnom arhivu prema sedištu firme. Iako je poslovanje u velikoj meri digitalizovano, predaja arhivske knjige još uvek zahteva fizičku predaju dokumentacije.
Firme koje po prvi put predaju arhivsku knjigu imaju dodatnu obavezu da obuhvate kompletnu dokumentaciju od osnivanja. Zakon o arhivskoj građi propisuje da dokumentacija mora biti čuvana savesno, uredno i bezbedno, u formatu u kojem je nastala, bilo da je reč o digitalnom ili papirnom obliku. Tokom poslovanja privredna društva generišu veliki broj dokumenata, a oni od trajnog značaja čine arhivsku građu koja se čuva kao jedinstvena celina – arhivski fond.
Ova građa ne ostaje trajno u firmi. Posle 30 godina od njenog nastanka, obavezno se predaje nadležnom javnom arhivu i ulazi u sistem trajnog čuvanja. Zakon takođe nalaže precizno vođenje evidencije: dokumenti moraju biti označeni, klasifikovani, datirani i pravilno arhivirani, a za elektronsku dokumentaciju važe i posebni tehnički zahtevi. Privredni subjekti su dužni da omoguće dugoročno očuvanje podataka, što uključuje redovno održavanje i migraciju na nove medije i formate, kako bi podaci ostali dostupni i upotrebljivi.
Poreski savetnik Jovan Pavlović navodi: „Najefikasniji način organizacije arhivske građe je razvrstavanje po vrsti dokumenata, uz uvođenje numeracije i vođenje precizne arhivske knjige kroz celu poslovnu godinu. Ova procedura omogućava firmama da ispoštuju zakonske obaveze i izbegnu moguće sankcije.“
Source: https://biznis.rs/vesti/srbija/rok-za-predaju-arhivske-gradje-istice-30-aprila/