Nekada je odlazak sa posla značio kraj radnog dana, dok danas mnogi zaposleni samo menjaju mesto na kojem rade
Laptop se zatvara, ali telefon ostaje uključen, mejlovi nastavljaju da stižu, a poslovne aplikacije ne prestaju da šalju obaveštenja. Granica između radnog i privatnog vremena zbog toga postaje sve nejasnija. Tehnologija je omogućila da posao bude dostupan gotovo svuda, ali je istovremeno stvorila očekivanje da zaposleni budu dostupni gotovo u svakom trenutku.
Kada se radni dan završava?
Najveći problem nije u tome što zaposleni povremeno provere poslovnu poruku, već u tome što takvo ponašanje može postati svakodnevna navika. Jedan mejl tokom večere možda deluje beznačajno, ali nekoliko takvih prekida može promeniti način na koji čovek doživljava svoje slobodno vreme. Kada postoji očekivanje brzog odgovora, zaposleni više nije potpuno van posla čak ni kada fizički napusti kancelariju. Psihološka granica između „radim“ i „ne radim“ tada počinje da nestaje.
Poseban problem predstavlja kultura hitnosti koja se razvila zajedno sa komunikacionim aplikacijama. Poruka poslata u 21 čas često ne mora da bude odgovorena odmah, ali način na koji je poslata može stvoriti upravo takav utisak. Zaposleni počinje da razmišlja o tome da li će nadređeni primetiti da je poruku pročitao, zašto kolege još nisu odgovorile ili da li će propustiti nešto važno. Čak i kada ne obavlja konkretan zadatak, njegov mentalni fokus ostaje povezan sa poslom.
Notifikacije dodatno komplikuju situaciju jer prekidaju pažnju i onda kada zaposleni ne planira da radi. Zvuk ili vibracija telefona automatski privlače pažnju, a sadržaj poruke može pokrenuti razmišljanje o problemu koji je do tada bio potpuno van fokusa. Zbog toga čovek može provesti večernji odmor bez stvarnog rada, ali i bez potpunog odmora. Upravo ta stalna mentalna dostupnost predstavlja jednu od važnih promena savremenog radnog okruženja.
Zašto stalna dostupnost može da bude problem?
Stručnjaci za organizaciju rada upozoravaju da oporavak od posla nije samo fizičko udaljavanje od radnog mesta. Čoveku je potrebno i psihološko odvajanje od poslovnih obaveza kako bi se smanjio stres i obnovili kapaciteti za naredni radni dan. Ako zaposleni tokom večeri stalno proverava poslovne kanale, taj proces može biti otežan. Problem zato nije samo u broju dodatnih minuta provedenih uz posao, već i u tome što posao nastavlja da zauzima mentalni prostor.
Dugoročno, takav obrazac može doprineti osećaju iscrpljenosti i nezadovoljstva. Posebno je problematično kada zaposleni ne zna šta se od njega očekuje nakon završetka radnog vremena. Ako firma formalno poštuje radno vreme, ali neformalno nagrađuje one koji odgovaraju u bilo koje doba dana, nastaje svojevrsno „skriveno“ produžavanje radnog dana. Zaposleni tada može imati utisak da izbor postoji, iako praktično oseća pritisak da bude dostupan.
Zbog toga sve više organizacija pokušava da uvede jasnija pravila digitalne komunikacije. To može podrazumevati određivanje perioda u kojem se ne očekuju odgovori, ograničavanje nepotrebnih sastanaka i korišćenje statusa koji jasno pokazuje da zaposleni nije dostupan. Važno je i da menadžeri svojim ponašanjem pokažu da poruka poslata kasno uveče ne znači automatski da odgovor mora stići odmah. Kultura se teško menja pravilnikom ako rukovodioci svakodnevno šalju suprotan signal.
Tehnologija nije problem, već način na koji je koristimo
Digitalni alati sami po sebi nisu neprijatelj produktivnosti. Mejlovi, poslovne aplikacije, video-pozivi i mobilni telefoni omogućili su bržu saradnju, fleksibilan rad i lakšu organizaciju poslova koji su nekada zahtevali fizičko prisustvo. Problem nastaje kada svaka tehnološka mogućnost postane novo očekivanje. Ako je moguće odgovoriti za pet minuta, lako se stvara pretpostavka da bi zaposleni to trebalo i da uradi.
Zato budućnost poslovne komunikacije verovatno neće zavisiti samo od novih aplikacija, već od pravila njihovog korišćenja. Kompanija koja želi produktivne zaposlene mora da razume da odmor nije suprotnost radu. Kvalitetan odmor omogućava zaposlenom da se sledećeg dana vrati koncentrisaniji, kreativniji i spremniji za rešavanje problema. U suprotnom, tehnologija koja je trebalo da ubrza posao može paradoksalno da učini da posao traje ceo dan.
Najvažnije pitanje zato više nije da li zaposleni imaju pristup poslovnim kanalima van kancelarije. Pitanje je da li se od njih očekuje da ih koriste kada radno vreme istekne. Kada odgovor postane potvrdan, radni dan više nije ograničen satnicom, već dostupnošću čoveka. A to je promena koja može biti mnogo veća nego što izgleda na prvi pogled.