Mnogi vlasnici malih firmi u jednom trenutku upadnu u istu zamku: odgovaraju na mejlove, proveravaju fakture, razgovaraju sa klijentima, kontrolišu društvene mreže, rešavaju probleme zaposlenih i na kraju dana shvate da se gotovo uopšte nisu bavili razvojem poslovanja.
Na početku je takav način rada često neizbežan. Problem nastaje kada firma poraste, a vlasnik nastavi da funkcioniše kao da je jedini zaposleni.
Delegiranje tada više nije pitanje komfora, već jedan od uslova za dalji rast.
Počnite od poslova koji ne zahtevaju baš vas
Najčešća greška je uverenje da će vlasnik svaki zadatak obaviti bolje i brže od drugih.
To možda jeste tačno u početku, ali dugoročno nije održivo.
Prvi korak je da tokom jedne nedelje zapišete sve poslove koje obavljate, a zatim ih podelite u tri grupe: poslove koje samo vi možete da radite, poslove koje neko drugi može da radi uz obuku i rutinske zadatke koje bi neko drugi mogao da preuzme gotovo odmah.
Upravo treća grupa je najbolje mesto za početak delegiranja.
Ne delegirajte samo zadatak – delegirajte rezultat
Rečenica poput „sredi ovo“ gotovo uvek vodi do nesporazuma.
Mnogo je efikasnije jasno objasniti šta treba da bude krajnji rezultat, do kada posao mora biti završen i koji kriterijumi pokazuju da je urađen dobro.
Na primer, umesto „kontaktiraj klijente“, preciznije je reći da do petka treba kontaktirati deset postojećih klijenata, proveriti njihovo zadovoljstvo i zabeležiti eventualne probleme u zajedničkoj tabeli.
Što je očekivanje jasnije, manja je potreba za naknadnom kontrolom.
Kontrola ne znači proveravanje svakog koraka
Jedan od razloga zbog kojih vlasnici teško delegiraju jeste strah da će izgubiti pregled nad poslovanjem.
Rešenje nije mikromenadžment.
Umesto stalnog proveravanja svakog detalja, bolje je odrediti nekoliko kontrolnih tačaka. To mogu biti nedeljni izveštaji, kratki sastanci ili određeni pokazatelji uspeha.
Na taj način vlasnik zadržava kontrolu nad rezultatom, ali ne mora da učestvuje u svakom koraku.
Prihvatite da drugi neće raditi potpuno isto kao vi
Delegiranje ne znači pronalaženje osobe koja će svaki posao obaviti identično kao vlasnik.
Važnije pitanje je da li je rezultat dovoljno kvalitetan.
Ako zaposleni pronađe drugačiji, ali efikasan način da završi posao, nema potrebe insistirati na sopstvenoj metodi samo zato što ste na nju navikli.
U suprotnom, delegiranje se lako pretvara u situaciju u kojoj zaposleni formalno imaju odgovornost, ali vlasnik i dalje donosi svaku odluku.
Odgovornost mora da prati ovlašćenje
Ne možete od nekoga očekivati da odgovara za rezultat ako nema pravo da donosi potrebne odluke.
Ako zaposleni vodi projekat, mora unapred znati koje odluke može da donese samostalno, za šta mu je potrebna saglasnost i kojim budžetom raspolaže.
Jasno definisana ovlašćenja smanjuju broj pitanja koja svakodnevno završavaju kod vlasnika firme.
Ne preuzimajte zadatak čim se pojavi problem
Jedna od najčešćih zamki delegiranja izgleda ovako: zaposleni naiđe na problem, obrati se vlasniku, a vlasnik odgovori: „Daj, ja ću.“
Time se problem možda brzo rešava, ali zaposleni uči da svaki složeniji slučaj treba vratiti nadređenom.
Bolje je prvo pitati: „Šta ti predlažeš?“
Na taj način zaposleni postepeno razvija sposobnost samostalnog rešavanja problema, dok vlasnik ostaje dostupan za situacije u kojima je njegova odluka zaista potrebna.
Napravite sistem, a ne zavisnost od pojedinaca
Dobro delegiranje ne bi trebalo da zavisi samo od toga da li određeni zaposleni „zna kako se nešto radi“.
Za važne procese korisno je napraviti kratka uputstva, kontrolne liste, šablone i jasne procedure.
Tako posao može lakše da preuzme druga osoba ako neko ode na odmor, promeni radno mesto ili napusti firmu.
Istovremeno se smanjuje broj situacija u kojima zaposleni moraju svaki put da pitaju vlasnika kako nešto treba uraditi.
Iskoristite oslobođeno vreme za razvoj poslovanja
Cilj nije da vlasnik radi manje samo radi manjeg obima posla.
Poenta je da svoje vreme preusmeri na aktivnosti koje najviše utiču na budućnost firme: razvoj proizvoda, prodaju, ključne klijente, zapošljavanje, strategiju i finansije.
Ako nakon delegiranja rutinskih poslova odmah preuzmete druge rutinske zadatke, suštinski se ništa nije promenilo.
Dobar test je jednostavan: zapitajte se da li posao kojim se trenutno bavite zaista mora da obavlja vlasnik firme.
Ako je odgovor „ne“, verovatno postoji prostor za delegiranje.
Najveća prepreka često je navika vlasnika
Delegiranje zahteva poverenje, ali i disciplinu.
Vlasnik mora da prihvati da nije potrebno da zna za svaki mejl, svaku sitnu odluku i svaki problem istog trenutka.
Kontrola se ne gubi kada drugi ljudi počnu da donose odluke.
Naprotiv, dobro postavljen sistem omogućava vlasniku da ima bolji pregled nad poslovanjem jer više nije zatrpan operativnim detaljima.
Firma koja može normalno da funkcioniše nekoliko dana bez stalnog prisustva vlasnika obično je organizaciono zdravija od firme u kojoj svaka odluka mora da prođe kroz jednu osobu.
Delegiranje zato nije odricanje od kontrole. To je prelazak sa kontrole svakog pojedinačnog zadatka na kontrolu sistema i rezultata.